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社會實驗:NGO留人才 講心講信任

Updated: Nov 29, 2022


機構工作是轉化學校和家庭溝通文化、提升學生身心健康,同時將理念帶到內部。門前有所有成員的頭像貼,讓大家標示當天心情。

【明報專訊】想留住人才,職場環境是不可少的一環。打工仔每天待在辦公室8小時,還沒計上加班和遠程工作的時間。要凝聚員工關係,大機構有人事部包辦,如外出研討日(away day)、旅行、周年聚餐和義工隊等。人手緊張的小機構、剛起步的NGO,卻常因拼業績和「跑數」(為求符合基金撥款的服務人次),忽略內部關係。NGO員工或對服務個案瞭如指掌,但不清楚身旁同事的好惡。於2018年成立的「JUST FEEL 感講」在學校和家庭推廣善意溝通及社交情緒教育,正處於NGO成長期、規模擴充至十多人。但創辦人見同事間芥蒂日深,開始嘗試不同方法,讓同事理解彼此的需要和感受,下面是相關過程的體會。

「感講」設計了幫助家長及教師了解學生想法的「感受需要卡」,也鼓勵同事受訪時使用。

背景


項目:小型NGO舉辦內部活動、回應同事需要和維繫關係

目的:凝聚共識、建立具同理心的職場文化

人物:「JUST FEEL 感講」成員


畢業禮=開學禮


成員方章遠(方包)、翁幗婷(Jocunda)和李曉琦(Kei)圍坐,一邊拿着「感受需要卡」,上面寫有「歸屬感」、「震驚」、「自己決定」、「聽我說話」等字眼,一邊講述入職後的難忘活動,以及跟同事解開心結的經歷。


Kei以前在商業機構工作,離職不外乎派散水餅、老闆請食飯,「說一路順風、有咩路數記得帶挈下我」。她加入「感講」時正值暑假,內部正舉行送別同事的畢業禮,選址在有家居佈置的派對房間。大家逐一祝福離職同事,以及分享想法,例如:


.無處宣泄的遺憾

.從對方身上學到的得着

.以後維繫關係的方式


「這樣私密、真誠,我感覺新奇,聽到眼濕濕……」這是她首次在NGO上班,事前在討論區見到不少關於NGO工作環境的負評,帶點憂心:「很多NGO未必實踐到願景。例如推行精神健康的,但員工一日工作24小時,自己沒有精神健康。經歷這個活動,感覺這裏是實踐到的。」


畢業禮每年有一兩次,同時也是歡迎新加入同事的開學禮。創辦人之一楊思毅解釋,去年同事關係太僵,帶來遺憾。「當時有同事要走,大家圍圈坐在一起,但不知說什麼就完了。事後同事有說很不開心。我便下定決心,下次有人走,要好好道別。」


慶祝、哀悼及學習


Jocunda屬首批全職員工之一,見證過初期亂况。她入職時有7個全職同事,大家負責的都不同,每個人等同一個部門:「大家都剛加入,埋頭苦幹,很少交流。」每周有一次例會,「有段時間,每周開會都總有同事(因激動或委屈)哭着離開,中途就完場,不會好好收結」。如有工作提案,往往要先約相熟同事討論,再邀其他人,開好幾次會。那時期她總是緊張惶恐,擔心開會吵架,試過躲在枱底。上司見狀,便請來外部協調員(external facilitator)為全體員工「慶祝、哀悼及學習」,回顧1年工作;同時獨立調解Jocunda和另一同事的衝突。二人各自跟協調員說出想法,再在協調員在場下溝通。「可能以前機構小,容許表達,(說話)界線不是太清晰……同事想努力得到認可,他的表達可能是『能幹的當然是多做一點』,我當時聽上去不舒服。」現在回看,則明白同事跟自己一樣,都有被肯定的需要。


在「慶祝」時,大家填寫入職後經歷的大事,有人寫機構成立、機構得到合作伙伴等,她則寫了自己籌辦的工作坊。「然後叫大家看過來,表達很想被大家見到。過去數個月沒法分享自己的成果,希望在這裏有被看見。很記得這細節。」

每季一次的「慶祝、哀悼及學習」活動,希望建立良好關係,提升成員對機構的歸屬感。

提出想法造福人群


談到解決內部問題時,大家都要方包來說。他憶起1年前入職首天,心情是「煩躁」和「震驚」,因花上不少時間查找學校背景、課程內容、日期等基本紀錄,到第三天終忍不住用電腦整合所有數據。「其中有機構的信任,我來了幾天就做個系統給自己用,機構都願意去試和用才成事。可以自豪地說,這個表現在已有61頁,很多功能。如計算服務人次、伙伴學校資料等。」這番話勾起Jocunda的「痛苦回憶」:曾有幾個月,公司只靠列印的一張大日曆運作,所有改動都畫在上面。伙伴學校一般合作3年,她曾想確保來年安排的活動不重複,但遍尋整個辦公室都沒紀錄,各人的電腦有不同版本或檔案,她說起時仍一臉煎熬。


方包又曾為教師設計過特權實驗(privilege walk),上司覺得這活動不錯,鼓勵他帶進機構內部工作坊。同事被委派代表不同階級或背景的角色,一同站到後樓梯,回答與權力和溝通相關的是非題,每次答「是」都可走上一層,「否」則走下一層,最後看到大家身處的樓層,反思身分和權力差異如何影響關係。


每月兩日「無理由病假」


環顧他們的辦公室,有不少因應同事所需的人性安排。每人都有的電腦延伸屏幕,原來是方包入職時爭取。他見同事只有13吋筆記型電腦,連滑鼠都沒有,工作卻有許多資料和簡報要比對,他便向上司反映。小至零食基金,為求公平,會有供大家填寫的願望清單,並列明購買原則。Kei最欣賞每月有兩日「無理由病假」,不需請假紙和解釋,她笑說:「大部分人都會起牀沒心情上班,想到外面呼吸、走走,在這裏真的可以。」公司至今仍讓員工選擇在家工作。


種種友善措施背後都見到信任。Kei續說:「其他同事要相信請假的人不是拋下工作、他回來後會跟進,才可以有此機制,不然機構會停運。」楊思毅和另外兩個創辦人郭梓樂、魏敬國,不時把從講座、書本和培訓等學到的管理和溝通方法放到公司試驗,當中也要有同事信任,肯做「白老鼠」。例如為加強效率,他們請培訓員教同事為自己編定工作流程和時間表,這要成員都相信沒人會「造假」、刻意拖慢工作。新方法不總是奏效,楊說:「好多人說機構中(同事)不用做朋友,上班就夠,例如很多前輩稱,上司不可讓下屬知道你生氣的。我們想摸索另一套,但(見到同事鬧僵)很困擾,是否不應嘗試另類溝通文化?」


求助外援 化解衝突


在矛盾白熱化時,公司所有成員甚至上司都「深受其害」,楊思毅自己都沒法抽身調解摩擦,加上成員在外又接收服務對象的負面情緒,他意識到機構處於「組織創傷」狀態,於是向「外援」、即外部協調員求助,「以一對一化解衝突過程去處理高難度對話」。機構的宗旨雖是推廣善意溝通,成員有相關知識,但Jocunda指出協調員很重要:「我們機構都很新,一邊學一邊做,不是時刻能實踐。因為成員與協調員沒有衝突,面對他會感到安全,有個具充分同理心的空間。」


坊間許多NGO要靠基金的資助生存,主流基金會較在意服務人次、支出、活動數目,令NGO傾向「報喜不報憂」。「感講」是陳廷驊基金會(DHCF)的第三個核心伙伴,楊思毅說DHCF較顧及團隊內部關係,而顧問的經驗和人脈,亦讓這家年輕NGO少走冤枉路,楊說:「希望多些基金會認識這種資助模式。NGO與基金能有信任關係,以及先照顧好機構內部的制度文化。」


後記:「個個都好鍾意返工」


Kei說起見工的小插曲,當時有三輪面試,見的都是創辦人。第一輪問工作經歷,第二、第三輪都在閒聊,還問及她與家人及伴侶的相處,「當時好震驚」。入職後她便明白,要接納自己、開放與人交流的心才享受這份工作。「公司花多少時間了解求職者,或是合價錢就聘用?與我們這個工作環境很有關係。」郭梓樂稱,員工流失率約10%,在同類機構中極低。除這數字以外,現場所見,員工雖沒有「鬼上身」,卻個個流露子華神所說「好鍾意返工」的表情。

機構鼓勵成員增長知識、培養技能,圖為成員到香港非洲中心。
後排左起:李曉琦、方章遠、魏敬國、郭梓樂;前排左起:楊思毅、翁幗婷

{ 文 } 梁雅婷

{ 圖 } 受訪者提供、梁雅婷

{ 美術 } 張欲琪

{ 編輯 } 朱建勳

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